隐私声明—壳牌集团员工、承包商和家属的个人信息

本声明阐述了我们收集哪些个人信息、为哪些目的收集以及您在这方面享有的权利。

本《隐私声明》的适用范围?

壳牌公司集团(简称为 “壳牌”或“我们”)的每位员工均有责任保护公司员工及公司客户、业务合作伙伴和供应商的个人信息。

本《隐私声明》提供了关于壳牌处理壳牌现任或前任员工、实习生或个体承包商以及壳牌员工家属(统称为“壳牌人员”)个人信息的相关内容。

关于零售客户、壳牌忠诚度会员计划会员、壳牌网站访问者或壳牌应用程序用户,请参见《隐私声明 — 驾驶人、忠诚度会员或能源客户、壳牌 App 用户以及我们网站的访问者》:https://www.shell.com.cn/zh_cn/privacy/b2c-notice.html

对于申请为壳牌工作或参加招聘活动或参加评估的个人,请参见《隐私声明—壳牌集团招聘》:https://www.shell.com.cn/zh_cn/privacy/job-applicant-notice.html

与本《隐私声明》一样,定制隐私声明和补充隐私声明也含有关于我们在具体 HR 流程中如何处理个人信息的更多内容(如 Open Resourcing、OneHealth IT 和 International Mobility 计划)。这些情况下,此类隐私声明会单独发送给您。

本《隐私声明》解释了处理关于您的哪些个人信息;我们为何处理您的个人信息以及处理目的、方式是什么;我们持有您的个人信息多长时间如何访问和更新您的个人信息,您对您的个人信息有哪些选择,以及在哪里查看进一步的信息。

我们收集的关于您的个人信息的类别。

我们处理您的哪些个人信息?信息收集

我们为订立、履行与您的雇佣合同或实施人力资源管理,雇佣承包商和实习生,以及为壳牌员工的某些家属提供福利目的之必需而处理个人信息。

此类信息包括姓名、身份证件号码、住址、联系方式、国籍、性别、出生日期、婚姻状况、医疗健康、工资单和银行账户信息、工资和福利信息(包括受益人信息)、紧急联系人、工作绩效信息,确保您有权在受雇国家工作所需要的信息以及对管理雇佣关系、雇佣承包商以及为壳牌员工的某些家属(比如外派壳牌员工的随行家属)提供福利而言必要的任何其他信息、您自行公开或已经合法公开的个人信息,以及与履行您的雇佣合同或实施人力资源管理所需的其他个人信息。

敏感个人信息

我们还处理一些特殊类别的个人信息(“敏感个人信息”),例如有关个人医疗健康、金融账户、种族或民族出身、宗教或哲学信仰、性取向、婚姻状况、政治见解以及不满14周岁未成年的个人信息。我们仅在以下必要情况下才处理此等个人信息:

  • 为订立、履行与您的劳动合同以及实施人力资源管理;
  • 履行就业、雇佣及社会保障法律义务;
  • 提出主张、应对诉讼或索赔;
  • 或提供职业疾病医疗意见及支持,保障个人的切身利益(例如在紧急情况下),或保障公众健康所必要时;或
  • 根据法律法规要求获得个人明确单独同意(当法律有此要求时)。

我们只有在具有合法依据时,才会处理您的个人信息。

我们为何处理您的个人信息?

我们处理您的个人信息:

  • 为了履行当地法律法规规定的义务;
  • 为了订立、管理、履行与您的雇佣合同或实施人力资源管理(例如进行绩效管理以确保我们有合格和称职的人员,或出于健康、安全和安保的目的以确保只有经授权的人员才能进入某些地点或接触某些资产,或进行内部调查、索赔诉讼和抗辩);
  • 为应对突发公共卫生事件,或者紧急情况下为保护个人的生命健康和财产安全;
  • 依照相关法律规定在合理的范围内处理您自行公开或者其他已经合法公开的个人信息;
  • 法律、行政法规规定的其他情形;或
  • 我们取得了您的明确同意(当法律有此要求时)。

请注意,一般而言,壳牌在处理个人信息时不会征求或依赖壳牌人员的同意,除非适用的当地法律对此另有要求。

向壳牌人员要求的个人信息应是最少限度的信息,旨在履行法律和/或合同要求、提供参与项目的机会或提供福利。如未按要求提供个人信息(包括敏感个人信息),可能会对您维持雇佣关系、实习生身份或承包商的能力造成不利影响,或者无法参与某个项目或获得某项福利。

在需要征得同意才能处理信息时,除本地适用法律另有规定外,您有权随时撤回您的同意。该撤销不影响撤销同意之前的处理的有效性。但是,如撤回同意,可能会对您维持雇员关系的能力造成不利影响,或者无法参与某个项目或获得某项福利。

我们处理您的个人信息的目的。

我们出于什么目的对您的个人信息进行处理?

我们出于以下目的处理本《隐私声明》中涉及的个人信息:

  • 人力资源、人事管理、业务流程执行、内部管理、管理报告、组织分析和发展 — 包括预算、财务和组织规划、行政管理、薪酬、绩效管理;
  • 健康、安全和保障 — 包括保护壳牌人员的生命或健康、职业健康和安全,保护壳牌资产,验证壳牌人员的身份和访问权限;或
  • 法律和/或法规合规 — 包括遵守法律或法规的要求。

我们还可能会为了与此密切相关的次要目的处理您的个人信息,如:

  • 储存、删除或匿名化处理您的个人信息;
  • 欺诈防范、审计、调查、争议解决或保险、诉讼或索赔辩护;或
  • 统计、历史情况分析或科学研究。

监控

我们可能出于正当的商业目的或实施人力资源管理目的而对在壳牌 IT 设备上进行的所有活动和/或与壳牌 IT 网络相连接时发生的所有活动进行监控。
 
所有壳牌人员会收到一张门禁卡,以便壳牌记录个人在壳牌场所和资产内进出的日期、时间和接触地点。门禁和安全系统的信息用于:
  • 健康、安全和安保目的,防止欺诈,特别是保护壳牌资产、壳牌人员和壳牌场所来访者;
  • 遵守法律和规章要求,特别是在地方法律要求向政府/管理机构提供信息的情况下;
  • (以汇总形式)监控进入和在壳牌经营场所办公的人数,以进行人力资源和区域规划;以及
  • 如果仅涉及承包商(而非壳牌员工),其进出壳牌场所的日期和时间用于财务管理和管控。

我们的大多数经营场所和资产均设有监控摄像头(闭路电视)。使用的监控摄像头的地方,均设有标识。监控摄像头用于健康、安全和安保目的,尤其用以保护壳牌资产、壳牌人员以及壳牌场所来访人员。所有影像均会定期删除,除非存在健康、安全或安保事件,以及疑似或实际的犯罪活动。如有这种情况,壳牌内部调查团队或外部机构(在法律规定或执法机关或其他政府机构允许的情况下)可查看影像。

筛查

为履行法律法规规定的义务、保护壳牌的资产和员工/承包商,特别是确保壳牌遵守贸易管制、反洗钱和/或反贿赂和腐败方面的法律和其他法规要求,我们定期对所有员工和承包商进行筛查。此类筛查通过公开的或政府发布的处罚名单,并与壳牌保有的关于您的信息(例如利益冲突名录上的信息—详情请点击此处)进行对比。

我们在筛查中获得的任何个人信息不会用于资料汇总分析或自动作出与相关方是否适合继续留任、实习或担任承包商的决策。

谁对收集的任何个人信息负责?

壳牌(中国)有限公司(位于中国北京市朝阳区建国门外大街1号院16号楼30层01-02单元,100004)或您的壳牌公司雇主(对于家属,则是壳牌公司员工的雇主)将负责您的个人信息(包括您家属的个人信息)的处理。

对于个体承包商,负责方是壳牌集团旗下与您独立签订服务合同,或联合其在壳牌集团内部的关联方与您共同签订服务合同的公司,以及您的外部承包商/雇主/代理商。

我们与谁共享您的个人信息? 

我们与谁共享个人信息?

我们仅会出于上述目的处理您的个人信息,并且仅在“有必要知悉”的情况下才会与以下各方共享您的个人信息:

  • 壳牌集团内的其他公司,包括可能位于您所在地点以外的公司;
  • 壳牌授权的第三方代理人、服务提供商、外部审计员和/或分包商;
  • 为了履行相关壳牌公司应履行的或适用法律法规规定的义务而必须的情况下,分享给相应的主管行政机构、政府、监管机构或财税机构。
  • 壳牌公司拟向其转让任何权利和/或义务的其他方。

在适当安全措施制约下,可将您的个人信息传送到您所在国家之外。

向其他国家传送您的个人信息

出于上述处理您个人信息的目的和处理方式,由于部分壳牌人力资源管理服务由境外团队提供,并且人力资源管理系统及服务器亦位于境外,您在本《隐私声明》中涉及的个人信息可能被传送至壳牌国际有限公司(Shell International B.V.;商业登记号:27155369;通信地址:Carel van Bylandtlaan 16, 2596 HR Den Haag, The Netherlands)和/或壳牌集团下属的其他公司。

我们采取组织上的、合同和法律措施以确保仅为了上述目的处理您的个人信息,并确保已实施充分的保护水平,保护您的个人信息。这些措施包括对壳牌集团和欧盟内的壳牌公司之间的传送具有约束力的约束性公司规则、欧盟委员会批准的向第三方传送的传送机制以及任何其他当地法律要求。您可在 https://www.shell.com.cn/zh_cn/privacy.html 或通过联系 privacy-office-SI@shell.com 获取壳牌约束性公司规则的副本。

壳牌承诺保护您的个人信息。

您的个人信息的安全

我们实施了有关技术和政策,以保护您的个人隐私,防止非授权访问和不当使用,并且我们将在适当情况下,利用最新技术更新这些措施。

壳牌按规定期限保存您的个人信息。

我们会将您的个人信息保存多久?

包括个人信息在内的全部信息均按壳牌集团信息和记录管理规范进行管理,一旦该信息不再为人力资源管理目的或法律/法规合规目的所需要,就会被妥善处理(包括删除,或者删除从技术上难以实现的,壳牌将停止除存储和采取安全保护措施之外的其他处理)。

为了遵守当地法律要求而需要的部分例外情况除外:

  • 个人档案中所载的资料,保存期限为自您离职之后不超过10年;
  • 与退休福利有关的信息,保存期限为自雇佣之日起不超过 99 年;
  • 对公开的或政府发布的处罚名单和媒体来源进行筛查时所收集的个人信息,保存期限为自首次收集之日起不超过 15 年;
  • 进入壳牌场所的所有个人的姓名、日期、时间和接触地点,保存期限为自进入之日起 3 年。
  •  个人因严重过失行为(包括违反《壳牌公司救命规则》或违反《壳牌公司行为准则》而被解雇或终止合同时,该信息的保存期限为自解雇后不超过 30 年。

在所有情况下,a) 在存在法律或法规要求时,可能会延长信息的保留期限(在此情况下,当法律或法规合规目的不再需要该信息时即会将其删除)或 b) 您对个人信息的处理提出反对且不存在保留信息的正当理由时,可能会缩短信息的保留期限。

您的权利以及如何行使。

您对您的个人信息享有的权利

我们致力于尽可能准确地记录关于您的信息。您可要求:

  • 访问您的个人信息;
  • 更正或删除您的个人信息(但仅限于合法商业目的不再需要的情况);
  • 限制处理您的个人信息;以及/或
  • 如果在技术上可行的话,您有权以结构化的、可传输给其他方的数字形式接收您提供给壳牌的个人信息。

您可以通过 HR Online 获取自己的个人信息,网址为:https://hronline.shell.com/

您也可以联络本地的HR Operations (邮箱为hr-operations@shell.com)。如果您是承包商,您应与外部承包/雇佣公司/代理商联络。对于前任员工或家属,请联系 privacy-office-SI@shell.com

您对您的个人信息有疑问、顾虑或投诉时,可以联系谁?

如对您的个人信息的处理有任何问题、疑问或投诉,请联系 Privacy-Office-SI@shell.com

您还可以联系位于荷兰海牙的壳牌国际有限公司(Shell International B.V; 商业登记号:27155369;通信地址:Carel van Bylandtlaan 16, 2596 HR Den Haag, The Netherlands) 壳牌集团首席隐私官(Shell Group Chief Privacy Officer)。

如果您不满意壳牌对您的个人信息的处理,您有权向有关政府机构包括中国国家互联网信息办公室投诉,或向荷兰信息保护机构(Dutch Data Protection Authority;地址: Prins Clauslaan 60, 2595 AJ, The Hague, Netherlands)投诉。详情请见http://www.cac.gov.cn或者 https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/en

本《隐私声明》会不时更新。

本《隐私声明》的变更

本《隐私声明》可能会不时变更。请定期查看本《隐私声明》是否有变更。本《隐私声明》最近更新日期:2021 年 11 月